Executie wordt vaak als hard en vol frictie ervaren. De non-essentialist gaat altijd uit van het best-case scenario, maar de enige zekerheid is het onverwachte. Projecten hebben de neiging om uit te dijen en de toegewezen tijd op te vullen, zelfs met de beste planning. Dit heet de ‘planningsfout’ (planning fallacy)—de neiging om te onderschatten hoe lang taken duren.
Essentialisten bouwen buffers in om frictie te verminderen.
Zo creëer je ‘ademruimte’ in je planning:
1. Voeg 50 procent extra tijd toe aan je schattingen: Als je denkt dat een taak 1 uur duurt, plan dan 1,5 uur. Dit laat ruimte over voor het onverwachte en helpt je te voorkomen dat je in paniek raakt als dingen uitlopen, wat vaak gebeurt.
2. Pas Extreme Voorbereiding toe: Begin zo vroeg mogelijk met de minimale haalbare voorbereiding (minimal viable preparation). Als je bijvoorbeeld een grote presentatie hebt, open dan nu een bestand en besteed vier minuten aan het opschrijven van ideeën. Sluit het bestand dan. Die kleine investering vroegtijdig vermindert de stress later enorm.
3. Voer Scenario Planning uit: Denk bij een belangrijk project na over de risico’s. Vraag jezelf af: “Wat is het worst-case scenario?”. Door hierop te anticiperen, kun je buffers inbouwen, zoals extra budget of middelen, om je te beschermen tegen onvoorziene gebeurtenissen.
Buffers geven je de tijd om te reageren en aan te passen aan onverwachte bewegingen, waardoor je wrijving en stress vermindert bij de uitvoering van essentiële taken.