Habit 3: First Things First, wordt geïmplementeerd door de Tijdmanagement Matrix (vaak de Eisenhower Matrix genoemd). Deze tool helpt je taken te categoriseren op basis van twee dimensies: urgentie en belangrijkheid.
Dit resulteert in vier kwadranten:
1. Kwadrant I (Dringend & Belangrijk): Dit zijn crises, noodsituaties en problemen die onmiddellijk moeten worden aangepakt. Taken hier moeten direct worden uitgevoerd. Hoewel deze taken belangrijk zijn, leidt een constante focus hierop tot stress en burn-out.
2. Kwadrant II (Niet Dringend & Belangrijk): Dit is de effectiviteitszone. Taken hier omvatten relatieopbouw, langetermijnplanning, preventieve maatregelen en het schrijven van je missie. Deze taken hebben de grootste impact op je leven.
3. Kwadrant III (Dringend & Niet Belangrijk): Dit zijn onderbrekingen en afleidingen die om onmiddellijke aandacht vragen, maar niet bijdragen aan je lange termijn doelen (bv. onbelangrijke telefoontjes of sommige e-mails). Deze taken dienen vaak andermans prioriteiten.
4. Kwadrant IV (Niet Dringend & Niet Belangrijk): Dit is pure tijdverspilling, zoals onnodige afleidingen of tijdrovende bezigheden (bv. sommige social media of nutteloze taken).
Het doel van effectief zelfmanagement is om de focus te verschuiven van Kwadrant I, III en IV naar Kwadrant II. Door Kwadrant II taken vroegtijdig aan te pakken, voorkom je dat deze taken later uitgroeien tot crises in Kwadrant I.