E-mail is de ’typische Shallow Activity’ en kan je aandacht gijzelen door een constante stroom van afleidingen te leveren. Je kunt de controle over je digitale communicatie terugwinnen door moeilijk bereikbaar te worden.
1. Implementeer een Afzenderfilter (Sender Filter): Geef correspondents de verantwoordelijkheid om zichzelf te filteren voordat ze contact met je opnemen. Dit kan betekenen dat je geen algemeen e-mailadres aanbiedt, maar specifieke adressen voor specifieke verzoeken, met een duidelijke lage verwachting dat je zult reageren. Door de verwachting te resetten dat je waarschijnlijk niet zult reageren, wordt je inbox een verzameling kansen die je kunt bekijken wanneer je tijd hebt, in plaats van een stapel verplichtingen.
2. Gebruik een Procesgerichte Benadering voor E-mail: In plaats van snel te reageren op vage of vragende e-mails, moet je pauzeren en jezelf afvragen: “Wat is het project dat door dit bericht wordt vertegenwoordigd, en wat is het meest efficiënte proces (in termen van berichten) om dit project tot een succesvol einde te brengen?”.
◦ Beantwoord met een gedetailleerd bericht dat het proces beschrijft, de volgende stappen aangeeft en een duidelijke ‘loop’ sluit. Door bijvoorbeeld data en tijden voor een vergadering direct in de eerste reactie te geven, voorkom je een uitwisseling van zes e-mails om een afspraak te plannen. Deze aanpak vermindert de mentale rommel en het aantal e-mails aanzienlijk.
3. Hanteer de “Niet Reageren” Regel (Professorial E-mail Sorting): Veel succesvolle academici hebben de standaardinstelling om niet te reageren als de afzender niet duidelijk aangeeft waarom een reactie de moeite waard is. Hanteer de volgende regels:
◦ Reageer niet als de e-mail te vaag is om een redelijk antwoord te genereren.
◦ Reageer niet als het geen vraag of voorstel is dat je interesseert.
◦ Reageer niet als er niets goeds zou gebeuren als je zou reageren en niets slechts als je dat niet zou doen.
Dit kan in het begin ongemakkelijk zijn omdat het een sociale conventie doorbreekt, maar mensen passen zich snel aan je communicatiegewoonten aan. Zoals auteur Tim Ferriss stelde: “Ontwikkel de gewoonte om kleine slechte dingen te laten gebeuren. Als je dat niet doet, zul je nooit tijd vinden voor de levensveranderende grote dingen”.