De effectiviteit van de After Action Review staat of valt met de houding van de deelnemers en de leider. Omdat het doel is om te leren en te verbeteren, niet om te straffen, is het essentieel om een open, eerlijke en productieve omgeving te creëren, in tegenstelling tot de negatieve connotatie van ‘post-mortems’.
Om ervoor te zorgen dat AAR’s objectief en productief zijn, moet je de volgende Basisregels (Rules of Engagement) hanteren, of je nu een informele bespreking met je studiegroep hebt of een formele review leidt:
• Geen schuld aanwijzen: Dit is de belangrijkste regel. De discussie moet gericht blijven op de verbetering en ontwikkeling van het individu en het team, ter voorbereiding op ‘de volgende keer’.
• Actieve Deelname: Iedereen die betrokken was bij de taak moet ook betrokken worden bij de review. Iedereens opvattingen hebben dezelfde waarde, en er bestaat geen ‘goede’ of ‘slechte’ input.
• Focus op feiten en uitkomsten: Houd de aandacht gericht op wat het team kan controleren: hun sterke en zwakke punten met betrekking tot de prestaties. Als er bijvoorbeeld deadlines zijn gemist of feedback is genegeerd, dan vormen deze feiten de basis voor de AAR.
• Open-minded en Creatief: Wees open-minded voor nieuwe ideeën en creatief in het voorstellen van oplossingen. Streef waar mogelijk naar consensus.
• Vertrouwelijkheid: De AAR moet vertrouwelijk zijn. De gezamenlijke lessen kunnen worden gedeeld (joint learning), maar individuele opmerkingen mogen niet worden verspreid zonder toestemming. Dit bouwt wederzijds vertrouwen op.
Voor leiderschap of faciliteren: De teamleider heeft een grote verantwoordelijkheid om de AAR in het DNA van de organisatie te verankeren. Dit vereist dat je AAR’s consistent inplant, zelfs na successen. Het overslaan van een review zendt de boodschap dat het niet belangrijk is. Het is ook nuttig om een Before Action Review (BAR) te overwegen voorafgaand aan een belangrijke gebeurtenis om geleerde lessen te integreren in het nieuwe plan.