Externe onderbrekingen komen van buitenaf – collega’s die vragen stellen, telefoontjes, of e-mailmeldingen. Het mechanisme om hiermee om te gaan is hetzelfde als bij interne onderbrekingen: keer de afhankelijkheid van onderbrekingen om. In plaats van dat de onderbrekingen jou bepalen, bepalen jij (en de Pomodoro’s die je toewijst) de onderbrekingen. Dit beschermt de tikkende Pomodoro.
De ‘Informeer, Onderhandel, Bel Terug’ (INBT) Strategie:
1. Informeer Effectief: Laat de persoon die je stoort beleefd weten dat je bezig bent en niet gestoord kunt worden. Sommige mensen gebruiken de humoristische uitdrukking: “Ik zit midden in een Pomodoro”.
2. Onderhandel Snel: Onderhandel over een tijdstip om later contact op te nemen. Vaak is een vertraging van 25 minuten of zelfs 2 uur mogelijk, zelfs voor taken die men als “dringend” beschouwt.
3. Bel Terug: Kom je afspraak na en bel de persoon terug op het afgesproken tijdstip. Dit bouwt vertrouwen op, en na verloop van tijd zullen mensen die met je werken je Pomodoro-tijd respecteren.
Administratie van Externe Afleidingen:
1. Maak ze Zichtbaar: Plaats een streepje (-) op je werkblad voor elke externe onderbreking.
2. Plan in: Pas de INBT-strategie toe. Noteer de activiteit in de sectie Unplanned & Urgent op je To Do Today Sheet als deze vandaag moet gebeuren, inclusief de afgesproken deadline. Of, noteer het in de Activity Inventory met een ‘U’ en deadline als het later kan.
Door dit te doen, bereik je twee doelen: je onthoudt de gemaakte afspraak én je meet hoeveel externe onderbrekingen je dagelijks hebt, zonder de Pomodoro te verstoren. Uiteindelijk kun je ongeplande dringende activiteiten die je moet afhandelen, omzetten in Pomodoro’s die specifiek zijn bestemd voor communicatie of organisatie (zoals e-mails en telefoontjes).